Πριν την αναχώρηση τους οι συμμετέχοντες πρέπει να προσκομίσουν στο γραφείο Erasmus:

• Αντίγραφο της Αστυνομικής Ταυτότητας τους
• Αντίγραφο της ασφαλιστικής κάλυψης για όλη την περίοδο κινητικότητας, η οποία πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον a health insurance, a liability insurance and an accident insurance. Διευκρινίζεται ότι το Κολέγιο CDA Πάφου, το ΙΔΕΠ, και η Ε.Ε δεν θα φέρουν καμία ευθύνη, και δεν θα δεχθούν κανένα αίτημα για αποζημίωση είτε για κλοπή, είτε για ατύχημα, είτε για απώλεια ακόμη και για θάνατο που τυχόν προκύψουν κατά τη διάρκεια της κινητικότητας (Σημείωση: Το κόστος για την ασφάλεια υγείας επομίζεται ο συμμετέχοντας)
• Aντίγραφο διπλώματος γνώσης ξένης γλώσσας
• Tυχόν βεβαίωση ΑμεΑ
• Υπογεγραμμένο και συμπληρωμένο το έντυπο Mobility Agreement / Staff Mobility for Τeaching (για μέλη ακαδημαϊκού προσωπικού) ή Mobility Agreement / Staff Mobility For Training το οποίο θα πρέπει να φέρει υπογραφή και σφραγίδα από τον οργανισμό υποδοχής. Διευκρινίζεται ότι σε κάθε περίπτωση για μετακίνησης που αφορούν διδασκαλία (για μέλη ακαδημαϊκού προσωπικού) θα πρέπει να βρίσκεται σε ισχύ Διμερής Συμφωνία μεταξύ κολεγίου CDA Πάφου και Ιδρύματος Φιλοξενίας, η οποία θα έχει υπογραφεί πριν την έναρξη της κινητικότητας
• Επιβεβαίωση κράτησης (booking confirmation) σε ότι αφορά τη διαμονή κατά τη διάρκεια της κινητικότητάς. Mε την επιστροφή, θα προσκομίσουν και την απόδειξη πληρωμής της διαμονής τους.
• Απόδειξη πληρωμής του αεροπορικού τους εισιτηρίου (στην περίπτωση visa statement μπορεί να σταλεί και ηλεκτρονικά στο antonioualexia@cdacollege.ac.cy). Διευκρινίζεται ότι η αποζημίωση θα αφορά το μέγιστο ταξιδιωτικό κόστος και την ημερήσια αποζημίωση όπως έχουν οριστεί από την Ε.Ε ανά σχέδιο και όχι σύμφωνα με το πραγματικό κόστος της μετακίνησης (βλ. Χρηματοδότηση της Κινητικότητας Erasmus για STA/STT)

Αφού προσκομιστούν τα πιο πάνω έντυπα τότε υπογράφεται η Σύμβαση Επιχορήγησης / Grant Agreement μεταξύ του/της δικαιούχου και του Κολεγίου CDA Πάφου και πραγματοποιείται η μετακίνηση.

Ο/Η δικαιούχος με την επιστροφή του/της δεσμεύεται να υποβάλει στο Γραφείο Erasmus- Κινητικότητας του Κολεγίου CDA Πάφου τα πιο κάτω έντυπα σε διάστημα ενός μηνός από την ολοκλήρωση της κινητικότητας:

• Certificate of attendance – Βεβαίωση Συμμετοχής το οποίο θα φέρει υπογραφή και σφραγίδα εκ μέρους του Ιδρύματος Υποδοχής/Οργανισμού στο οποίο πραγματοποιήθηκε η εκπαίδευση και όπου θα αναφέρεται η διάρκεια της περιόδου εκπαίδευσης ή διδασκαλίας σε ημερομηνίες (συμπεριλαμβανόμενων και των ωρών διδασκαλίας στην περίπτωση διδασκαλίας). Το έντυπο μπορεί να σταλεί και ηλεκτρονικά στο antonioualexia@cdacollege.ac.cy
• Τιμολόγια ή αποδείξεις (Τιμολόγια ή αποδείξεις πώλησης εισιτηρίων, εισιτήρια, κάρτες επιβίβασης, τιμολόγια ή αποδείξεις ξενοδοχείου κλπ)
• Έκθεση συμμετέχοντα (Mobility Report) προς την Ευρωπαϊκή Επιτροπή (Μόλις ολοκληρωθεί η περίοδος κινητικότητας αποστέλλεται αυτόματα στον συμμετέχοντα ηλεκτρονικό αίτημα συμπλήρωσης Έκθεσης και συμπληρώνεται μόνο διαδικτυακά).

• Το ύψος της επιχορήγησης προσδιορίζεται με βάση τις ημέρες δραστηριότητας και ανάλογα με το ποσό χρηματοδότησης που αντιστοιχεί στη χώρα Υποδοχής (βλ. Χρηματοδότηση της Κινητικότητας Erasmus για STA/STT). Σε αυτές προστίθενται και δύο ημέρες ταξιδίου, μία ημέρα πριν την έναρξη και μία μετά τη λήξη της δραστηριότητας. Υπενθυμίζουμε ότι το ελάχιστο διάστημα για χρηματοδότηση της κινητικότητας είναι δύο (2) συνεχόμενες ημέρες δραστηριότητας.
• Ο συμμετέχοντας θα λάβει πριν την έναρξη της κινητικότητας του το 80% της επιχορήγησης του ποσού που δικαιούται.
• Το υπόλοιπο 20% από την επιχορήγηση, θα δοθεί στον συμμετέχοντα (αν το δικαιούται) αφού προσκομήσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα και αποδείξεις.
• Για να επιχορηγηθούν οι ήμερες ταξιδίου πρέπει η ημερομηνία αναχώρησης να είναι η αμέσως προηγούμενη της ημερομηνίας έναρξης της δραστηριότητας και η ημερομηνία επιστροφής να είναι η αμέσως επόμενη της ημερομηνίας λήξης της δραστηριότητας. Οι ημέρες ταξιδίου που δεν είναι αμέσως μετά την περίοδο δραστηριότητας δεν θα επιχορηγούνται.
• Προσοχή: το ποσό επιχορήγησης για τη μετακίνηση, παραμένει το ίδιο ακόμα και εάν η μετακίνηση υλοποιείται με ενδιάμεσες πτήσεις μέχρι τον τελικό προορισμό! Αν π.χ. κάποιος από ίδρυμα με έδρα την Ρώμη μεταβεί σε ίδρυμα με έδρα το Ελσίνκι με ενδιάμεση στάση στο Άμστερνταμ, η αποζημίωση θα υπολογιστεί όχι βάσει της απόστασης Ρώμη-ΆμστερνταμΕλσίνκι αλλά απευθείας Ρώμη-Ελσίνκι.